Me kõik teeme vigu ja mõnikord oleme sunnitud paluma andestust teistele rikutud suhte eest. Nii et kirja vabandus on üks keerukatest kirjadest. Lõppude lõpuks puudutab autor käesolevas kirjas sageli oma kahetsust (ja mõnikord ei ole soov vabandust avaldada, ja äri kirjavahetuses juhtub, et peate ka vabandama mitte tingimata oma vigade eest).
Andestuse taotlemine on vajalik. Lõppude lõpuks on võime tunnistada oma eksimust, oma vigu ja valmisolekut neid korraga korrigeerida, on iga organisatsiooni kujutise oluline osa. Kirjalike vabanduste peamine eesmärk on vabanduseks, samal ajal säilitades ettevõtte näo ja rikkade suhete taastamise. Lisaks on oluline vähendada võimaliku konfliktijuhtumi, vähendades samal ajal vigade negatiivseid tagajärgi. Apoloogia kirjad tuleks saata järgmistel juhtudel:
- Teie organisatsiooni teise organisatsiooni töötajatele tehtud ebaõige käitumine (olenemata ebainimliku käitumise algpõhjusest).
- Juhul, kui te ei täida oma lepingulisi kohustusi (olenemata põhjusest).
- Teie töötajate ebakorrektne käitumine, mis sai teatavaks avalikuks valdkonnaks.
- Vääramatu jõu korral.
Kuidas kirjutada vabastuskiri?
Kirjalik vabandused on struktuuriga, millel ei ole mingeid erilisi erinevusi tavapärase ärikirja struktuurist, kuid teema on parim võimalus, kui teete kirja teema neutraalseks, mitte keskenduma sellele, et see kiri on vabanduseks. Kirjutage kirja alla ettevõtte juhtivtöötaja. On vaja luua mulje, et juht on teadlik valesti loodud probleemi olulisusest ja on väga kahetsusväärne, mis juhtus, on valmis küsima kannatanule andestust. Vabandus tekst mõjutab teie ettevõtte või ametniku professionaalse maine taastamist.
Sõltuvalt vormist jaguneb tekst sisse: sissejuhatav osa, peamine osa ja järeldus. Vabastab kirja sissejuhatavas osas ainult üks kord. Teine lõik on peamine osa. On vaja selgitada, mis juhtus. Vältige lauseid "väike probleem", väike viivitus jne. Kolmas lõik on leina väljendus, kahetsusväärne. Kokkuvõte peaks väljendama lootust, et selline juhtum taastub.
Ärge unustage, et kui teete kõik õigesti, siis võite mõne teise ettevõtte või kliendi rahuloleva töötaja asemel mõni püsiv.